Kulüpten yapılan açıklamada şu ifadelere yer verildi,
“Samsunspor Kulübü Derneği, Olağan Genel Kurul Toplantısı, 29 Haziran Cumartesi günü saat 14.00’te Samsun Büyükşehir Belediyesi Şehit Ömer Halisdemir Çok Amaçlı Salonu’nda yapılacaktır. Tüzüğün 14.maddesi gereğince çoğunluk şartı aranmaksızın gerçekleşecek Olağan Genel Kurul Toplantısı’nda Haziran 2019 ile Haziran 2021 dönemi arasında görev yapacak Yönetim Kurulu seçilecektir.
Olağan Genel Kurul Toplantısı’na katılacak üyeler salon girişinde oluşturulacak kayıt-kabul masasında kimlik ibrazı ve imza karşılığı verilecek akreditasyon kartını alıp, üst aramasından geçildikten sonra salona alınacaktır. Herhangi bir mağduriyet yaşanmaması için üyelerimizin yanlarında kimlik bulundurmaları (Nüfus cüzdanı v.b.) gerekmektedir. Bu arada taşıma belgesi olsa dahi ateşli silah, keskin ve delici, yaralayıcı aletlerle salona girişlerine müsaade edilmeyecektir.
Salona giriş yaptıktan sonra herhangi bir sebeple salon dışına çıkan üyelerin tekrar içeri girmek istemeleri halinde emniyet güçlerine kimlik ibraz etmeleri zorunlu tutulacaktır.
Ayrıca; Olağan Genel Kurulu takip edecek medya mensuplarının Türkiye Spor Yazarları Derneği Samsun Şubesi üzerinden akreditasyon yaptırmaları gerekmektedir. TSYD tarafından kulübümüze bildirilen medya mensupları akreditasyon kartlarını salon girişinde bulunan kayıt-kabul masasından kimlik ibraz ederek alabilecektir.
Toplantıyı canlı yayınlayacak medya kuruluşlarına salon içinde üç ayrı noktada kamera kurulum imkanı sunulacaktır. Canlı yayın yapacak kuruluşların kurulumlarını kongrenin başlamasına bir saat kala tamamlamaları gerekmektedir. Salon dışında da röportaj yapılmasına olanak sağlayacak alan oluşturulacaktır.
Toplantıyı haber amaçlı takip edecek muhabir ve yazarlar ile foto muhabiri ve kameramanlar için salon içinde özel alan oluşturuldu. Toplantı düzeninin sağlanması amacıyla salon içerisinde kameraman ve foto muhabirlerinin dolaşmasına izin verilmeyecek.
Üye olmadığı halde kongreyi takip etmek isteyen misafirler için de salon içerisinde yer ayrıldı. Misafirler kayıt-kabul masasına başvurup akreditasyon kartlarını alarak salona giriş yapabileceklerdir.
Tüm bu kararlar üyelerimizin güvenliği ve kusursuz bir kongre süreci geçirilmesi için alınmıştır. Belirtilen bu hususlara dikkat edilmesini önemle rica ederiz”